Przyznanie dotacji jest dla każdego niewątpliwie dużym sukcesem. Ale poza samym faktem przyznania dotacji, do pełnej satysfakcji konieczne jest także rozliczenie projektu. Niejednokrotnie bywa to jednak trudniejsze niż samo przygotowania aplikacji.
Proces rozliczania projektu ściśle związany jest z faktycznie wykonanymi zadaniami, a rzeczywistość najczęściej odbiega od planu zawartego we wniosku.
Rozliczanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych, w najprostszym ujęciu, to proces sprawozdawczości i udokumentowania wykonanych zadań, poniesionych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych oraz realizacji wskaźników w odniesieniu do zapisów zawartych we wniosku o dofinansowanie i umowie dotacyjnej.
Przedsiębiorcy w całej Polsce mają już za sobą wiele konkursów i naborów wniosków o dotacje unijne. W kilku województwach nastąpiły już nawet rozstrzygnięcia i ze szczęśliwcami podpisywane są umowy dotacyjne. Część beneficjentów realizuje już swoje inwestycje, co wiąże się już z koniecznością prawidłowego prowadzenia dokumentacji związanej z projektem oraz rozliczeniem inwestycji.
W związku z obecną realizacją wielu projektów w ramach perspektywy 2014 – 2020 i zaczynającej się nowej perspektywy 2021 – 2027, warto głębiej zapoznać się z zasadami prowadzenia prawidłowej dokumentacji projektu i pomyślnego jego rozliczenia.
Jednak tak naprawdę trzeba pamiętać, iż przestrzegania zasad rozliczania projektów należy pilnować już na etapie przygotowania wniosku i biznes planu, gdyż to właśnie wtedy określane są najważniejsze parametry projektu: kosztorys projektu oraz jego harmonogram, wskaźniki produktu i rezultatu oraz inne zobowiązania podlegające monitorowaniu.
W poszczególnych programach operacyjnych (krajowych, czy regionalnych) dokumentacja rozliczeniowa może trochę się różnić, ale ogólne zasady są wspólne. W tym miejscu skupimy się na rozliczeniach projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, gdyż to w jego ramach przedsiębiorcy najczęściej ubiegają się o wsparcie na inwestycje.
Odpowiedź na pytanie, jak poprawnie rozliczyć projekt jest dość prozaiczna. Należy bowiem po prostu prowadzić dokumentację związaną z zakupami zgodnie z obowiązującymi przepisami polskiego prawa, rzetelnie i na bieżąco. Wtedy zebranie prawidłowych dokumentów do rozliczenia projektu nie będzie żadnym problemem.
Ale przeanalizujmy to po kolei.
Realizacja projektu unijnego, co do zasady, może rozpocząć się przed podpisaniem umowy dotacyjnej (po złożeniu wniosku), bądź dopiero po jej podpisaniu. Chociaż dopiero podpisanie umowy dotacyjnej rodzi zobowiązanie do przestrzegania zapisanych we wniosku założeń po stronie beneficjenta i instytucji odpowiedzialnej za przyznawania wsparcia, to bez względu na moment rozpoczęcia projektu przedsiębiorcy są zobowiązani stosować zasady poprawności rozliczania projektów. Pewnych działań bowiem nie można cofnąć, a błędy np. w procedurze zamówień mogą uniemożliwić późniejsze otrzymanie dotacji (w całości lub części).
DOKUMENTY ROZLICZENIOWE
Podstawowymi dokumentami rozliczeniowymi są: wniosek o płatność oraz sprawozdanie z realizacji projektu, bądź sam wniosek zawierający elementy sprawozdania. Wymagania dotyczące rozliczenia projektu i rodzaje wniosków określone są już zazwyczaj w dokumentacji konkursowej dla danego naboru wniosków, gdyż to na etapie przygotowywania wniosku należy założyć sposób i częstotliwość rozliczania. Wnioski o płatność w prawie każdym programie składane są w systemie SL2014. Są wyjątki jak np. RPO woj. Śląskiego, gdzie obowiązuje LSI.
MOŻNA WYRÓŻNIĆ TRZY RODZAJE WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ:
A. Wniosek o płatność zaliczkową,
B. Wniosek o płatność pośrednią (częściową),
C. Wniosek o płatność końcową.
Ad. A. Wnioski o płatność zaliczkową są rzadziej stosowane niż wnioski refundacyjne w przypadku przedsiębiorców. Jeśli już występuje możliwość otrzymania zaliczki to dotyczy ona zazwyczaj prac badawczych, czy szkoleń i inwestycyjnych w PO Inteligentny Rozwój 2014 – 2020. Do takiego wniosku nie ma konieczności dołączania dokumentów potwierdzających poniesione już wydatki. Niemniej zaliczkę należy później rozliczyć przedstawiając pełną dokumentację.
Ad. B. Wnioski o płatności pośrednie w przypadku przedsiębiorstw. Instrument ten pozwala na etapowe rozliczanie projektu (za jakiś okres, bądź po zakończonym działaniu), co zwiększa płynność finansową beneficjanta i pozwala na bieżąco monitorować przebieg inwestycji przez instytucje przyznające wsparcie. Wnioski te wymagają już pełnej dokumentacji poniesionych wydatków.
Ad. C. Wniosek o płatność końcową wraz ze sprawozdaniem końcowym przypomina wniosek o płatność częściową, przy czym dotyczy opisu całości projektu i opisuje wszystkie zrealizowane etapy oraz wszystkie wskaźniki.
DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ NIEZBĘDNE JEST TAKŻE DOŁĄCZENIE ODPOWIEDNICH DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIENIE WYDATKÓW KWALIFIKOWALNYCH JAK I NIEKWALIFIKOWANYCH.
NALEŻĄ DO NICH M.IN.:
1. Dokumentacja potwierdzająca wybór dostawcy w sposób przejrzysty i gospodarny.
W przypadku, gdy danego beneficjenta obowiązywać będzie Ustawa Prawo Zamówień Publicznych, dokumentacją taką będzie dokumentacja przetargowa. Najczęściej jednak przedsiębiorców nie obowiązuje ta ustawa i w takich przypadkach konieczne jest stosowanie Wytycznych horyzontalnych dotyczących ponoszenia wydatków w tym zasadę konkurencyjności lub rozeznanie rynku w zależności od wartości wydatków. Wśród tych dokumentów znajdują się m.in.:
– zapytanie ofertowe najczęściej ogłaszane w Bazie Konkurencyjności.
– oferty
– potwierdzenia złożenia ofert
– protokół wyboru oferty
– ewentualne uzupełnienia ofert i zapytania zamawiającego
2. Umowy na wykonanie prac lub dostawy- to jeden z ważniejszych dokumentów dokumentujących realizację zakresu projektu. Umowy mogą zostać podpisane tylko w okresie kwalifikowalności wydatków, czyli po złożeniu projektu projektu. Umowa zamówienia powinna określać przedmiot zamówienia zgodnie z zapisem we wniosku i biznes planu oraz pozwalać na jego łatwą identyfikację. W przypadku niskiej wartości wydatku umowy nie są obowiązkowe.
3. Faktury zakupu– drugi kluczowy dokument realizacji projektu, który niestety najczęściej zawiera błędy. Poprawne faktury muszą określać podstawę ich wystawienia (nr umowy, paragraf umowy). Jeśli to możliwe, należy wpisać, za co konkretnie jest dana faktura. Możliwe jest wystawianie faktur na zaliczki oraz faktur proforma. Należy jednak zawsze pamiętać, że faktura musi być wystawiona na podstawie jakiegoś dokumentu np. umowy, czy zamówienia. Dodatkowo na fakturze należy wpisać pełną dekretację (ujęcie dowodu w księgach rachunkowych). Często również na odwrocie określa się lokalizację danego środka trwałego.
4. Dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu– dotacja przyznawana jest przedsiębiorcom na zasadzie refundacji poniesionych kosztów. Dlatego też konieczne jest udokumentowanie poniesienia wydatku. Najczęściej są to potwierdzenia wykonania przelewu, gdyż płatności trzeba wykonywać przelewami. Dla wygody warto wydzielić subkonto z którego będą wykonywane przelewy, aby w łatwy sposób identyfikować wydatki związane z projektem. Odbiorca i tytuł przelewu ściśle musi wynikać z faktury, zgodnie z którą jest przelew. Wszelkie zapłaty muszą być wykonane „co do grosza”. W przypadku zaliczki płatności są dokonywane z konta zaliczkowego i ewentualnie uzupełniane przelewem z konta bieżącego.
5. Protokół odbioru, ewidencja środków trwałych i dowód przyjęcia środka trwałego (OT)– to bardzo ważny dokument potwierdzający fizyczne nabycie danego dobra. Podobnie jak poprzednie dokumenty musi wynikać z umowy na dostawy (wykonawstwo lub usługi) i korespondować z zakresem projektu wskazanym we wniosku. W przypadku zakupu materiałów najczęściej są to dokumenty potwierdzające ich wykorzystanie czy rozchód z magazynu.
6. Umowy o pracę z oddelegowaniem, umowy zlecenia, o dzieło, listy płac, karty czasu pracy, potwierdzenia księgowań – dokumenty występujące w projektach badawczych potwierdzających wydatki związane z wynagrodzeniami.
PODSUMOWUJĄC, W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU I DOKUMENTOWANIA PONIESIENIA WYDATKÓW NALEŻY PAMIĘTAĆ O PONIŻSZYCH ZASADACH:
- Wszystkie dokumenty rozliczeniowe muszą mieć daty w terminach danego działania zgodnie z harmonogramem i kosztorysem przyjętym w umowie dotacyjnej. W innych przypadkach należy złożyć wnioski o zmiany.
- Należy pamiętać o zgodności dokumentów z formalno-prawnymi wymaganiami: prawidłowe nazwy dostawcy i odbiorcy, poprawne adresy dostawcy i odbiorcy, prawidłowe numery NIP dostawcy i odbiorcy (lub ich odpowiedniki zagraniczne), prawidłowe daty, numery dokumentów księgowych, podane kwoty brutto, netto oraz kwoty VAT.
Zakup używanych środków trwałych
Do wniosku o płatność w przypadku zakupu używanych środków trwałych (tylko przez przedsiębiorców z sektora MSP) dodatkowo należy przedstawić oświadczenie, że w okresie 7 lat (lub 10) poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie środek trwały nie został nabyty z wykorzystaniem środków publicznych. Jednocześnie jego cena nie może przekraczać ceny rynkowej podobnego, nowego środka trwałego. Możliwe, że będzie trzeba określić również jego sprzedawcę.
Tak naprawdę jednak warto pamiętać, iż stopień trudności w rozliczaniu projektu wynika z tego jak dobrze przygotowaliśmy się do inwestycji przed przygotowaniem wniosku i w jaki sposób ujęliśmy koszty i wskaźniki w dokumentacji aplikacyjnej. Dla pocieszenia warto pamiętać, że istnieje również możliwość zmian w harmonogramie i kosztorysie. Dokonywane jest to w formie aneksu do umowy i wymaga akceptacji instytucji przyznającej wsparcie. Realizacja wskaźników oraz procedura aneksowania umowy będzie tematem odrębnego artykułu.
W odpowiednim opisaniu wydatków i wskaźników pomoże z pewnością firma doradcza, która ma duże doświadczenie w rozliczaniu projektów jak np. A1 Europe Sp. z o.o.