Rozliczanie Projektów Unijnych

Otrzymałeś dotację i nie wiesz co dalej ? Zastanawiasz się jak dobrze zrealizować projekt, nie narażając się na zwrot w trakcie jego trwania i w okresie trwałości 3-5 lat po jego realizacji? Realizujesz już projekt unijny i masz trudności z rozliczaniem otrzymanego dofinansowania?

Warto wziąć pod uwagę skorzystanie z usług instytucji doradczej, doświadczonej w pozyskiwaniu środków UE. Często rozliczenie projektu bywa bardziej skomplikowane niż proces aplikowania. Uzależnione jest także od sposobu przygotowania wniosku o dofinansowanie i z wyprzedzeniem brać pod uwagę jego rozliczenie oraz mogące pojawić się problemy.

A1 Europe jako wyspecjalizowana i doświadczona firma będzie odpowiadać za bieżące zarządzanie projektem oraz jego rozliczenie, które stanowi podstawę do uzyskania refundacji pozyskanych środków. Współpraca taka w efekcie znacząco odciąży beneficjenta od kwestii biurokratyczno-formalnych związanych z projektem. W przypadku, gdy realizacja projektu napotyka na trudności, firma doradcza opracowuje i wdraża programy naprawcze.

Najważniejsze etapy rozliczania Projektu Unijnego 

  • przygotowanie sprawozdawczości i rozliczenie wniosku zgodnie z procedurami, 
  • monitorowanie i kontrola realizacji projektu,
  • obsługa kontaktu z jednostką nadzorującą (NCBiR, PARP, regionalne instytucje nadzorujące),
  • opracowanie cyklicznych raportów z prac B+R (jeśli dotyczy),
  • przygotowanie Beneficjenta do kontroli unijnej,
  • osobista asysta konsultanta przy kontroli unijnej, 
  • sprawozdawczość w okresie trwałości,
  • specjalistyczne szkolenie z realizacji i rozliczania projektów UE.

Jeśli nie jesteś zainteresowany kompleksową obsługą pozyskania dotacji, zobacz również naszą ofertę dotyczącą usług związanych z doradztwem unijnym >>

Rozliczanie projektów unijnych ma charakter wieloetapowy. Obejmuje prawidłowy wybór dostawców towarów i usług, poprawne księgowanie faktur oraz cykliczne składanie wniosków o płatność. Potwierdzeniem prawidłowości realizacji inwestycji jest pozytywna kontrola na zakończenie realizacji projektu. Ma ona na celu potwierdzenie, że dokumentacja jest kompletna i prawidłowo sporządzona, a cele i wskaźniki zostały osiągnięte.

O czym należy pamiętać podczas Rozliczania Projektów Unijnych ?

Obowiązki beneficjenta funduszy UE nie kończą się na realizacji zaplanowanej inwestycji. Aby nie narazić się na konieczność zwrotu otrzymanych środków, niezwykle istotne jest prawidłowe rozliczanie projektów unijnych i utrzymanie efektów zrealizowanej inwestycji przez okres trwałości, który wynosi od trzech do pięciu lat od daty ostatniej płatności na rzecz beneficjenta. W okresie tym nie można dokonywać znaczących modyfikacji projektu, a jego cele i wskaźniki muszą zostać utrzymane.

Rozliczanie projektów unijnych to jednak nie tylko przedstawienie wydatków, jakie zostały poniesione. O czym należy pamiętać podczas rozliczanie dotacji unijnych? Aby wydatek został uznany za kwalifikowany, powinien zostać należycie udokumentowany. Musi więc zostać przeprowadzone szacowanie wartości zamówienia, by na jego podstawie wybrać właściwą procedurę wyboru dostawców towarów i usług. Jest to kluczowy element w procesie rozliczania projektów unijnych. Jego pominięcie stwarza zagrożenie uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowane.

Warto również mieć na uwadze, że wiele naborów pozwala ująć jako wydatki kwalifikowane te, które zostały poniesione jeszcze przed otrzymaniem dotacji. Również i one powinny zostać prawidłowo udokumentowane, jeżeli beneficjent chce wnioskować o ich refinansowanie.

Proces rozliczania funduszy unijnych nie jest jednolity dla każdego programu. Świadczą o tym różne wzory wniosków o płatność i harmonogramów realizacji projektu. W każdym wypadku trzeba natomiast pamiętać, by w celu wysłania wniosku o płatność uzupełnić postępy rzeczowe i finansowe inwestycji oraz zaktualizować harmonogram płatności. Niektóre zmiany mogą wymagać stworzenia aneksu do umowy o dofinansowanie. Właśnie dlatego tak ważne jest konsultowanie wprowadzanych modyfikacji z opiekunem projektu, który na każdym etapie rozliczania funduszy unijnych dba o prawidłowe wydatkowanie środków UE.

Jak wygląda rozliczanie projektów unijnych w jednostce budżetowej? 

Rozliczanie projektów unijnych w jednostce budżetowej należy do najbardziej skomplikowanych typów raportowania postępów realizacji inwestycji. Są to bowiem podmioty zobowiązane do przestrzegania Prawa Zamówień Publicznych, które stawia szczególne wymagania w zakresie wyboru dostawców towarów i usług. 

Po wyborze kontrahenta i poniesieniu wydatku jednostka budżetowa przechodzi do właściwego rozliczania inwestycji. Wszystkie koszty związane z projektem muszą zostać ujęte w wyodrębnionym systemie księgowym i oznaczone w sposób niebudzący wątpliwości, że dana faktura dotyczy wydatkowania środków pochodzących z UE.

Należy przy tym podkreślić, że wszystkie operacje płatnicze związane z realizowanym projektem muszą być wykonywane z wyodrębnionego rachunku bankowego. Nie może być to konto przeznaczone dla wszystkich projektów realizowanych przez daną jednostkę budżetową. Każda inwestycja wymaga otwarcia odrębnego rachunku (zostaje on wpisany w zawieraną umowę o dofinansowanie).

Właściwie udokumentowane wydatki należy ująć we wniosku o płatność. Składać go należy nie rzadziej niż co trzy miesiące (i nie częściej niż raz w miesiącu) zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do dokumentacji aplikacyjnej. Jeśli natomiast jednostka budżetowa nie poniosła w tym czasie żadnego wydatku, wówczas składany jest wniosek sprawozdawczy, który nie ma na celu refinansowanie kosztów, lecz jedynie poinformowanie o postępach realizowanego projektu.

Końcowym etapem rozliczania inwestycji jest złożenie wniosku o płatność końcową i pozytywne przejście kontroli w zakresie kompletności i prawidłowości sporządzonej dokumentacji. Ma to na celu potwierdzenie realizacji rzeczowej projektu i osiągnięcia założonych celów i wskaźników.

Rozliczanie projektów unijnych z profesjonalnym wsparciem

Rozliczanie funduszy unijnych jest procesem wieloetapowym. Wymaga znajomości procedur wyboru dostawców towarów i usług, zasad właściwego oznaczania dokumentacji związanej z projektem oraz poprawnego (zgodnego z harmonogramem) składania wniosków o płatność.

Samodzielne podejmowanie się tych czynności rodzi duże ryzyko popełnienia błędów, które mogą skutkować uznaniem wydatków za niekwalifikowane, a w skrajnych wypadkach – wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie. Znacznie bezpieczniejsze jest skorzystanie z usług firmy doradczej.

Jak kosztowne jest rozliczanie projektów unijnych? Cennik usług oferowanych przez A1 Europe jest ustalany indywidualnie, ponieważ zależy od poziomu skomplikowania i wielkości projektu. Im większe będzie zaangażowanie doradców, tym wyższy koszt usługi.

Wydatki związane z rozliczaniem projektu mogą zostać jednak uznane w projekcie za koszty kwalifikowane, jeśli zostaną ujęte w dokumentacji aplikacyjnej na etapie projektowania inwestycji. Warto więc nawiązać z firmą doradczą kompleksową współpracę, która obejmować będzie zarówno opracowanie dokumentacji aplikacyjnej, jak i późniejsze rozliczenie projektu unijnego. Cennik usług A1 Europe uwzględnia również ten rodzaj współpracy.

 

Skontaktuj się z nami