Harmonogram realizacji projektu jest jednym z narzędzi służących kontrolowaniu postępów inwestycji. Każdy wnioskodawca ma obowiązek stworzyć go już na etapie aplikowania o środki. W planie tym cała inwestycja zostaje rozbita na poszczególne zadania, a także wskazane zostają ich czas realizacji oraz koszty. Warto zadbać o sporządzenie realnego harmonogramu projektu nie tylko po to, aby zwiększyć szanse na otrzymanie dofinansowania, ale przede wszystkim, aby na etapie realizacji inwestycji nie obawiać się o dotrzymanie terminów.
Czym jest harmonogram projektu?
Harmonogram inwestycji to nic innego jak plan jej realizacji. Jest częścią wniosku o dofinansowanie, dlatego nie można pominąć jego uzupełnienia, nie narażając się na uwagę dostarczenia niekompletnej dokumentacji aplikacyjnej. Jest też narzędziem, które wspomaga terminową i prawidłową realizację projektu. Dla instytucji oceniającej wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami stanowi potwierdzenie, że wnioskodawca jest przygotowany do efektywnego zarządzania projektami. Harmonogram projektu stanowi więc innymi słowy – rozplanowaną szczegółowo realizację zadań wraz ze wskazaniem terminów ich rozpoczęcia i zakończenia oraz kosztów, które wnioskodawca musi ponieść, aby w pełni zaplanowane prace zrealizować.
Stworzenie planu projektu nie jest łatwe, tym bardziej że każdy nabór wymaga stworzenia kilku różnych harmonogramów, w tym m.in. realizacji zamówień publicznych, płatności, rzeczowo-finansowego. Choć są one ze sobą ściśle powiązane, to nie należy ich ze sobą utożsamiać. Jeśli obawiasz się, o to, czy uzupełnisz prawidłowo wszystkie te dokumenty i zachowasz ich spójność z informacjami zawartymi w harmonogramie projektu – warto skorzystać z wiedzy i doświadczenia doradców A1 Europe.
Co powinien zawierać harmonogram projektu?
Przystępując do tworzenia harmonogramu projektu, musisz znać nie tylko szczegółowe zadania, które chcesz zrealizować. Niezwykle istotne są terminy ich wykonania oraz koszty z nimi związane. Poszczególne etapy inwestycji muszą logicznie z siebie wynikać. Priorytetem jest zakup odpowiednich urządzeń, których następstwem jest wdrożenie odpowiedniego procesu.
Poziom złożoności harmonogramu projektu jest różny w zależności od programu operacyjnego. Najczęściej nie wystarczy samo podanie rozpoczęcia i zakończenia finansowej oraz rzeczowej realizacji inwestycji. To za mało, aby oceniający projekt zyskali pewność, że założone prace w ramach inwestycji pozwolą osiągnąć cele projektu.
Dobrze skonstruowany plan powinien uwzględniać:
listę zadań, które obejmuje zakres projektu,
czas trwania inwestycji (data jej rozpoczęcia i zakończenia),
datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji poszczególnych zadań (w tym: opracowanie dokumentacji projektowej, uzyskanie niezbędnych pozwoleń, przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, wykonanie poszczególnych etapów budowy i zakupów);
przygotowanie administracyjne, techniczne i finansowe.
Jak stworzyć harmonogram realizacji projektu?
Planujesz stworzyć harmonogram projektu? W takim razie musisz uwzględnić przede wszystkim ramy czasowe, poza którymi nie możesz realizować prac. Są to daty kwalifikowalności wydatków. Wszystkie prace wykonane przed tym terminem i po nim nie mogą być ujęte w projekcie i tym samym wydatki poniesione na ich cel nie mogą zostać zrefinansowane. Miej też na uwadze wszystkie niezbędne zasoby (administracyjne, finansowe i techniczne), które pozwolą ci rozpocząć pracę, zanim otrzymasz zaliczkę oraz pierwszy zwrot kosztów po zaakceptowaniu prawidłowo złożonego wniosku o płatność.
Podstawową zasadą tworzenia planu inwestycji na potrzeby projektów dofinansowanych z UE jest ścisłe powiązanie zadania i terminu jego realizacji. Nie można stworzyć harmonogramu projektu w oderwaniu od jednostek czasowych. Należy przy tym unikać wariantów nazbyt optymistycznych. Zanim więc rozplanujesz zadania w czasie – zastanów się, jakie mogą powstać komplikacje, które przesuną wykonanie poszczególnych prac. Dopiero wówczas wyznacz daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych etapów. Jest to tak ważne, ponieważ już na etapie realizacji inwestycji samodzielnie możesz dokonywać przesunięć wydatków kwalifikowanych tylko do wartości wskazanej w umowie (najczęściej jest to 15%). W przypadku większych wartości konieczna jest zgoda Instytucji Wdrażającej i stworzenie stosowanego aneksu do umowy o dofinansowanie. Jeśli chcesz tego uniknąć – nie wahaj się skorzystać z fachowego doradztwa A1 Europe.
Jakie narzędzia można wykorzystać do stworzenia harmonogramu projektu?
Bez wątpienia najbardziej przydatnym, czytelnym i prostym narzędziem do tworzenia harmonogramu projektu jest wykres Gantta. W niektórych Programach Operacyjnych stanowi on osobny załącznik do dokumentacji aplikacyjnej.
Jest to narzędzie planistyczne w postaci poziomego wykresu słupkowego, które pozwala graficznie oznaczyć rozpoczęcie, czas trwania i zakończenia poszczególnych zadań. Dzięki niemu bez trudu dostrzeżesz zależności pomiędzy zadaniami i tym samym dokonać takich ich przesunięć, aby nie stwarzać sytuacji zagrażających realizacji poszczególnych etapów prac i całej inwestycji.
Karolina Demczuk
Konsultant ds. Funduszy Europejskich