Dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej umożliwia realizację projektu lub przedsięwzięcia biznesowego, którego sfinansowanie z innych źródeł może być utrudnione. Procedura ubiegania się o dotację unijną jest złożona, toteż potencjalni beneficjenci powinni poznać jej ogólny przebieg i założenia przed rozpoczęciem starań o uzyskanie wsparcia finansowego z funduszy UE.
Proces pozyskania dofinansowania ze środków Unii Europejskiej można podzielić na kilka etapów. Środki unijne mogą wesprzeć prowadzoną działalność, zwiększając efektywność ekonomiczną danego przedsięwzięcia. Dotacje stanowią jedno z wielu możliwych źródeł finansowania do realizacji planów przedsiębiorstwa czy organizacji. Kto zdecyduje się o nie aplikować, musi pamiętać, że będzie rozliczany z wydatków i postępu prac. Określenie celu oraz potrzeb przedsiębiorstwa pozwala wybrać właściwy konkurs i przygotować plan działania, który zostanie zawarty we wniosku o przyznanie dofinansowania.
OKREŚLENIE CELU
Przed postawieniem celów firma musi ustalić swoje potrzeby inwestycyjne czy organizacyjne. Definiując cel projektu wnioskodawca wskazuje, czy unijne pieniądze posłużą np. założeniu przedsiębiorstwa, zakupowi nowych maszyn lub technologii, rozszerzeniu oferty produktowej lub usługowej, realizacji prac badawczo-rozwojowych i wdrożeniu ich wyników w postaci instalacji demonstracyjnej, czy też podniesieniu kwalifikacji zawodowych kadry pracowniczej. Oznacza to, że z dofinansowania może skorzystać zarówno firma dopiero rozpoczynająca działalność lub podmiot o ustabilizowanej pozycji na rynku.
Oprócz ustalenia charakteru projektu oraz rodzaju i wysokości planowanych do poniesienia kosztów, konieczne jest także szczegółowe wskazanie, jaki wynik ma przynieść organizacji pozyskanie dotacji. Przyszły beneficjent musi określić, czy dzięki otrzymanym środkom uda mu się np. zwiększyć sprzedaż, podnieść efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa, czy też poprawić pozycję na rynku względem konkurentów działających w tej samej branży. Powyższe należy zestawić z obowiązkowymi do osiągnięcia w wybranym konkursie tzw. wskaźnikami produktu i rezultatu.
BIZNESPLAN
Przedsiębiorca powinien również sporządzić biznesplan oraz analizę finansową opracowywanego projektu. Dokumenty te pozwolą mu odpowiedzieć na pytanie o rentowność całego przedsięwzięcia, a tym samym również o zasadność ubiegania się o jego dofinansowanie. Biznesplan ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o przygotowywanie wniosku, gdyż elementy w nim zawarte znajdują się w formularzu dotacyjnym – ułatwia to jego poprawne wypełnienie. W przypadku części konkursów biznesplan może też być jednym z wymaganych załączników.
HARMONOGRAM NABORÓW
Zapoznanie się przedsiębiorcy z harmonogramem naborów stanowi kolejny krok na drodze do uzyskania wsparcia projektu ze środków unijnych. Wybór właściwego konkursu zależeć powinien od tego, czy projekt wpisuje się w jego założenia. Może się też okazać, że konieczna będzie jego częściowa modyfikacja, aby możliwe było „dopasowanie” go do aktualnych warunków konkursowych. Zgubne jest podejście kreowania potrzeb inwestycyjnych pod kątem dostępnych naborów wniosków. Próba realizacji sztucznie ustalonych celów najczęściej kończy się rezygnacją lub przerwaniem projektu przy najmniejszych problemach, gdyż takie przedsięwzięcia są słabo opłacalne.
ZAPOZNANIE SIĘ Z CAŁĄ DOKUMENTACJĄ
Najważniejszym działaniem wnioskodawcy przed wypełnieniem wniosku o dofinansowanie jest zapoznanie się z regulaminem konkursu i wszystkimi innymi dokumentami. W regulaminie zawarte są wszystkie informacje dotyczące instytucji organizującej konkurs, terminów i sposobu składania wniosków oraz okresu trwania ewaluacji i etapów oceny złożonych formularzy. Wnioskodawca znajdzie też w regulaminie informacje dotyczące podstaw prawnych przeprowadzenia konkursu, przesłanek wyłączających z udziału określone kategorie podmiotów oraz zasady odwoływania się od decyzji komisji oceniającej.
WYPEŁNIENIE WNIOSKU
Przed przystąpieniem do wypełnienia wniosku należy też przeanalizować kryteria oraz listę wymaganych dokumentów (może się różnić w zależności od wybranego konkursu), które należy zgromadzić i przygotować jako załączniki. Wśród dokumentacji wymaganej od wnioskodawcy można wyróżnić np. informacje o podmiocie i prowadzonej przezeń działalności, informacje dotyczące powiązań osobowych i kapitałowych z innymi przedsiębiorstwami, sprawozdania finansowe, biznesplan, strategię rozwojową organizacji, ale również informacje o celach projektu, zakres ich innowacyjności, wykaz generowanych przez projekt kosztów, harmonogram jego realizacji oraz wskaźniki produktu i rezultatu.
Przygotowując wniosek należy dołożyć niezbędnej staranności, aby zawarte w nim informacje były zgodne z instrukcją wypełniania oraz spójne z danymi umieszczonymi w załącznikach, a także znajdowały odzwierciedlenie w rzeczywistości.
Wniosek najczęściej składany jest online za pośrednictwem Generatora Wniosków, który udostępniany jest na stronie internetowej organizatora konkursu.
PROCEDURA OCENY WNIOSKU
Czas, który może zająć ocena złożonych wniosków, wskazany jest w regulaminie. Może to być np. 60 lub 90 dni. Ocena wniosku odbywa się zwykle w dwóch etapach. Pierwszy stanowi ocenę formalną, a wnioski, które przejdą przez ten etap pozytywnie, kierowane są do oceny merytorycznej. Na etapie oceny formalnej wniosek może zostać skierowany do poprawy. W przypadku oceny merytorycznej wniosek jest analizowany przez ekspertów pod kątem spełniania założonych kryteriów oceny. Każde kryterium oceniane jest w skali punktowej ustalonej w regulaminie. Możliwe, że w przypadku większości konkursów na projekty B+R elementem oceny merytorycznej będzie spotkanie (osobiste lub on line) z Ekspertami.
Po zakończeniu procedury oceny wskazywane są projekty, które zostały rekomendowane do dofinansowania, czyli zdobyły określoną liczbę punktów oraz przynajmniej minimum punktowe wymagane w przypadku tych kryteriów, które organizator uznał za kryteria wymagane do spełnienia. Trzeba zwrócić uwagę, że spełnienie wszystkich kryteriów formalnych i merytorycznych nie oznacza od razu, że projekt uzyska wsparcie finansowe. Zależy to również od tego, czy w puli środków przeznaczonych na dotacje pozostała suma wystarczająca, aby możliwe było jego dofinansowanie.
ROLA FIRMY DORADCZEJ
Procedurę pozyskania dofinansowania zamyka zawarcie umowy, przy czym warto mieć na uwadze, że stanowi to jedynie połowę sukcesu. Teraz bowiem nad beneficjentem ciążyć będzie obowiązek prowadzenia projektu tak, aby wypełnić ustalone wskaźniki, zrealizować jego cele, a na koniec rozliczyć pozyskaną dotację.
Przedsiębiorcy rozważający wnioskowanie o dofinansowanie z funduszy europejskich powinni wziąć pod uwagę skorzystanie z usług instytucji doradczej, doświadczonej w pozyskiwaniu środków UE. Niejednokrotnie bowiem rozliczenie projektu bywa bardziej skomplikowane niż proces aplikowania. Uzależnione jest także od sposobu przygotowania wniosku o dofinansowanie, o czym trzeba pamiętać już na etapie sporządzania wniosku i z wyprzedzeniem brać pod uwagę jego rozliczenie oraz mogące pojawić się problemy.
Wyspecjalizowana i doświadczona firma przygotuje całość dokumentacji i sporządzi wniosek. Ponadto będzie odpowiadać za bieżące zarządzanie projektem oraz jego rozliczenie, które stanowi podstawę do uzyskania refundacji pozyskanych środków (zazwyczaj tylko część kwoty dotacji wypłacana jest w formie zaliczkowej). Współpraca taka w efekcie znacząco odciąży beneficjenta od kwestii biurokratyczno-formalnych związanych z projektem.
W przypadku, gdy realizacja projektu napotyka na trudności, firma doradcza opracowuje i wdraża programy naprawcze.