Pomimo niepewnych warunków rynkowych i politycznych – dotacje unijne cieszą się niesłabnącą popularnością. Jest to cenne wsparcie finansowe dla rozwoju innowacji i rozszerzania działalności na rynki zagraniczne. Jako beneficjent środków unijnych, nie możesz jednak zapomnieć o szeregu obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie. Tylko wówczas będziesz w stanie prawidłowo rozliczyć otrzymane wsparcie.
Podpisanie umowy o dofinansowanie
Po wielogodzinnym kompletowaniu dokumentacji aplikacyjnej oraz uściślaniu zapisów wniosku na etapie uwag formalnych i merytorycznych przychodzi czas na podpisanie umowy o dofinansowanie. Wbrew pozorom nie ogranicza się to wyłącznie do złożenia podpisu na dokumencie.
Wraz z pismem potwierdzającym przyznanie środków na realizację projektu otrzymasz także listę dokumentów niezbędnych do podpisanie umowy o dofinansowanie wraz ze wskazaniem terminu, do którego powinieneś dopełnić formalności, aby móc skorzystać z ze środków bezzwrotnej dotacji unijnej.
Nie istnieje jednolita lista wymaganych dokumentów. Zmienia się ona w zależności od programu i działania. Inne więc trzeba spełnić wymagania formalne przed podpisanie umowy o dofinansowanie w przypadku dotacji unijnych dla firm, a innych w odniesieniu do dotacji unijnych dla rolników. Właśnie dlatego warto skorzystać z doradztwa nie tylko na etapie aplikowania o środki, ale również przez podpisaniem umowy. Firma A1 Europe pomoże ci skompletować wszystkie niezbędne załączniki, takie jak:
dokumenty rejestrowe firmy;
potwierdzenie otwarcia rachunku bankowego na potrzeby rozliczania projektu;
zaświadczenie o niezaleganiu z należnościami ZUS, US;
dokumentację środowiskową;
potwierdzenie zabezpieczenia realizacji projektu.
Dokumenty – zawsze w jednym miejscu
Dokumentacja aplikacyjna wraz z załącznikami, umowa o dofinansowanie wraz z wymaganymi dokumentami, wnioski o płatność wraz z fakturami – liczba dokumentów związanych wyłącznie z jednym projektem zajmuje niejednokrotnie kilka segregatorów. Jeśli nie będzie ona na bieżąco i poprawnie porządkowana – może to skutkować szeregiem problemów.
Otrzymując dofinansowanie na rozpoczęcie działalności lub dotację unijną dla firm już istniejących w 2022 musisz umieć wskazać, gdzie znajdują się poszczególne załączniki, zaświadczenia, czy oświadczenia. Jest to kluczowe dla przebiegu prowadzonych kontroli i warunkuje pozytywne przejście rozliczenia końcowego. Najpoważniejszą konsekwencją uchybień jest konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania.
Jeśli nie masz pewności, jaki system porządkowania dokumentacji projektowej będzie najbardziej efektywny – zaufaj doradcom A1 Europe. Przez osiemnaście lat działalności firma wypracowała taki sposób przechowywania dokumentacji, aby usprawnić prowadzone kontrole i tym samym przyspieszyć refinansowanie wydatków ponoszonych przez beneficjentów na realizację inwestycji.
Bądź gotowy na kontrole
Kontrola projektu to bez wątpienia najbardziej stresujący dla beneficjentów etap realizacji inwestycji dofinansowanej ze środków Unii Europejskiej. Bez względu na to, czy realizowałeś już wcześniej projekty, czy dopiero planujesz się ubiegać o dotację na rozpoczęcie działalności w 2022 r. – możesz spodziewać się kontroli:
w siedzibie beneficjenta lub miejscu realizacji inwestycji – przeprowadzana w celu weryfikacji dokumentacji i postępu rzeczowego realizowanego projektu;
kontrola krzyżowa – przeprowadzana u beneficjentów realizujących kilka projektów, by zweryfikować, czy do refinansowania nie są wybierane wydatki już ujęte w drugiej inwestycji (zgodnie z zasadą zakazu podwójnego finansowania);
kontrola na zakończenie realizacji inwestycji – przeprowadzana po złożeniu końcowego wniosku o płatność. Kontroli podlegają m.in. kompletność dokumentacji i przestrzeganie procedury wyboru dostawców towarów i usług;
kontrola trwałości projektu – przeprowadzana w okresie trwałości inwestycji (wynoszącej trzy lub pięć lat), aby zweryfikować, czy beneficjent nie wprowadza istotnych modyfikacji jak choćby zaprzestanie działalności.
Pamiętaj również, że kontroli formalno-rachunkowej podlega każdy złożony wniosek o płatność. To wówczas weryfikowana jest kwalifikowalność wydatków. Jeśli należycie ich nie udokumentujesz – nie będą mogły zostać objęte dofinansowaniem.
Rozliczenie funduszy unijnych
Wydawać by się mogło, że najtrudniejszą częścią realizacji projektu dofinansowanego środkami Unii Europejskiej jest sporządzenie dokumentacji aplikacyjnej. To jak napisać biznes plan o dotacje unijne, sporządzić studium wykonalności czy analizy finansowe spędza wnioskodawcom sen z powiek.
Tymczasem okazuje się, że dużo bardziej wymagającym procesem jest prawidłowe rozliczenie otrzymanych funduszy unijnych. Bez względu na to, czy uzyskałeś dotację unijną dla firmy jednoosobowej, czy spółki – warto to zadanie powierzyć doradcom A1 Europe. Tylko wówczas będziesz miał pewność, że projekt jest stale monitorowany i nie zostanie pominięty żaden z etapów, mający znaczenie dla poprawnego rozliczenia inwestycji. Mowa tu m.in. o:
stałym kontakcie z jednostką nadzorującą realizację projektu;
przygotowaniu wniosków o płatność i wniosków sprawozdawczych zgodnie z harmonogramem realizacji inwestycji;
przygotowaniu beneficjenta do kontroli projektu (w trakcie realizacji, na zakończenie i w okresie trwałości);
stałym nadzorze postępu rzeczowego i finansowego.