Korzyści pozyskiwania funduszy unijnych widoczne są na każdym kroku. Rozbudowane e-usługi, zmodernizowane przedsiębiorstwa produkcyjne, czy realizowane prace badawczo-rozwojowe – to tylko kilka tego przykładów. Aby otrzymać dotację, warto poznać podstawowe fakty na temat mechanizmu przyznawania dofinansowania. Wiedza ta zwiększa szanse na otrzymanie środków, prawidłową realizację projektu i jego rozliczenie zgodne z procedurami.
KTO ROZDZIELA FUNDUSZE UNIJNE?
Rozdzielaniem funduszy unijnych zajmuje się kilka instytucji. Rozpatrują one złożone wnioski o dofinansowanie i przyznają dotację z puli środków przeznaczonych na konkretny nabór. W perspektywie finansowej 2021 – 2027, podobnie, jak to miało miejsce w latach 2014 – 2020 są to trzy podmioty (odrębne dla każdego programu):
- Instytucja Zarządzająca,
- Instytucja Pośrednicząca,
- Instytucja Wdrażająca.
Instytucją Zarządzająca (IZ), odpowiada za przygotowanie treści programów i opracowanie kryteriów wyboru projektów do dofinansowania. Dba też o realizację objętych dotacją inwestycji, monitorując ich postępy. W przypadku sześciu programów krajowych funkcję tę pełni Minister Inwestycji i Rozwoju natomiast w każdym RPO – zarząd województwa.
Instytucją Pośredniczącą (IP), realizującą zadania scedowane przez IZ, są co do zasady podmioty, które specjalizują się w dziedzinie, której dotyczy nabór wniosków (np. w POIR może to być: Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości oraz Bank Gospodarstwa Krajowego).
Instytucja Wdrażająca (IW) realizuje część zadań powierzonych przez IP. Ten podmiot bezpośrednio współpracuje z wnioskodawcami i beneficjentami funduszy unijnych. Odpowiada za przyjmowanie dokumentacji aplikacyjnej do oceny, a po przyznaniu dotacji – podpisuje umowę o dofinansowanie.
Wszystkie podmioty rozdzielające środki finansowe wymienione są w regulaminie naboru wniosków. Warto je poznać, by wiedzieć, do kogo kierować pytania związane z trwającym konkursem.
JAK POZYSKAĆ FUNDUSZE UNIJNE?
Pozyskiwanie funduszy unijnych jest procesem wieloetapowym. Pierwszym krokiem na drodze do otrzymania dotacji jest określenie celu planowanego do realizacji projektu i wskazanie zadań, które mają się do tego przyczynić. Dopiero po ich doprecyzowaniu można rozpocząć poszukiwanie naboru w ramach programów krajowych i regionalnych.
Niezwykle istotne jest, by zapoznać się z kryteriami wyboru projektów. Pozwala to stwierdzić, czy zarówno wnioskodawca, jak i jego projekt kwalifikują się do otrzymania funduszy unijnych z puli środków alokowanych na konkretny konkurs.
Jeśli spełniają formalne wymogi, umożliwiające aplikowanie o środki europejskie, wówczas po opracowaniu wniosku i skompletowaniu załączników, należy złożyć dokumentację w odpowiedniej formie (papierowo lub elektronicznie), we wskazanym miejscu i w wyznaczonym terminie (co do minuty). Informacje te podane są w każdym regulaminie naboru.
KIEDY SKOŃCZĄ SIĘ FUNDUSZE UNIJNE?
W perspektywie finansowej 2021 – 2027 przewidziano na inwestycje w Polsce aż 159 mld euro. Choć budżet jest zdecydowanie mniejszy niż w latach 2014 – 2020 (Polska otrzymała wówczas aż 351,8 mld euro), nie należy się obawiać szybkiego wyczerpania funduszy unijnych.
Niemniej nieco inne będą zasady przyznawania środków beneficjentom. Ci z biedniejszych regionów będą musieli się liczyć z nieco wyższym niż dotychczas wkładem własnym, sięgającym od 15 do 30%. W przypadku podmiotów z bogatszych regionów (w tym przede wszystkim z województwa mazowieckiego) będzie on wynosił nawet 60%
.
Najwięcej środków zostanie alokowanych na działania związane z innowacyjnością. Aby wiedzieć, ile przewidziano naborów na realizację projektów badawczo-rozwojowych, warto prześledzić roczny harmonogramie konkursów. Również poziom środków przeznaczonych na konkretny nabór jest wskaźnikiem tego, czy fundusze unijne na innowacje wkrótce się skończą, czy może przedsiębiorca ma jeszcze szansę na aplikowanie o środki w kolejnych naborach.
JAK KSIĘGOWAĆ FUNDUSZE UNIJNE?
Osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości firmy czy instytucji, która otrzymała dofinansowanie, powinna ujmować operacje związane z funduszami unijnymi w księgach rachunkowych metodą kapitałową (dofinansowanie powiększa fundusz własny) albo wynikową (dofinansowanie stanowi przychód). Prawidłowe księgowanie wydatków jest kluczowe dla rozliczenia inwestycji i uniknięcia konieczności zwrotu przyznanych środków.
Aby móc sprawnie identyfikować i kontrolować wpływy oraz wydatki funduszy unijnych, konieczne jest stosowanie wyodrębnionej ewidencji, czyli oddzielnego systemu rachunkowego lub kodu księgowego.
W praktyce wymusza to otwarcie rachunku bankowego dla potrzeb realizowanego projektu. Warto również pamiętać, że środki zgromadzone na tym koncie mogą być wydatkowane wyłącznie na cele, które podlegają refinansowaniu – koszty kwalifikowalne nieprzekraczające poziomu dotacji wyrażonego procentowo.
KTO KONTROLUJE FUNDUSZE UNIJNE?
Nad prawidłowym podziałem funduszy unijnych czuwa powołana Instytucja Audytowa. Funkcję tę pełni Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wraz z Ministerstwem Finansów i urzędami skarbowymi. Prowadzone kontrole służą wykazaniu, czy dystrybucja środków przebiega zgodnie z obowiązującym prawem i przyjętymi procedurami.
Poza nadrzędną Instytucją Audytową każdy program krajowy i regionalny powołuje Komitet Monitorujący. Zadaniami tego podmiotu, w którego skład wchodzą przedstawiciele rządu, samorządu, partnerów społecznych i gospodarczych, są m.in.: bieżąca weryfikacja realizacji założeń programu, wprowadzanie zmian do jego treści, a także zatwierdzanie kryteriów formalnych i merytorycznych oceny projektów w ramach poszczególnych naborów.