Dotacje na krótszy czas pracy.

Krótszy czas pracy w Twojej firmie z dofinansowaniem

Chcesz zwiększyć efektywność swoich pracowników i zmniejszyć koszty działania firmy? Jednym ze sposobów poprawy produktywności może być skrócenie czasu pracy swoich pracowników. Na razie punktowo podejmowane są próby skrócenia tygodnia pracy do 4 dni, jednakże ma to głównie charakter eksperymentu. Widząc, że podejście to nie jest jeszcze popularne i brakuje szczegółowych analiz na licznej populacji, czy skrócenie tygodnia pracy wpływa w każdej branży na poprawę efektywności działania przedsiębiorstw, polski rząd zaproponował pilotażowy program wsparcia dotacyjnego. Program ten nazywa się Skrócony czas pracy – to się dzieje!

Pilotażowy typ naboru sugeruje już, że celem programu jest nie tylko wsparcie pracodawców w podjęciu tego wyzwania, ale również ewaluacja i zebranie danych, jak przebiegł proces zmiany czasu pracy i jakie przyniósł efekty. Być może po pozytywnej ocenie ex post pojawią się kolejne konkursy już w większej skali. Jako ciekawostki dla uzasadnienia otwarcia naboru wniosków można przywołać historyczne dane: 40 godzinny tydzień pracy wprowadzono 107 lat temu, a wolne soboty dopiero 50 lat temu. Od tego czasu, pomimo częstych zmian prawa pracy czy wprowadzeniu pracy zdalnej lub hybrydowej sam czas pracy nie podlegał zmianie.

Testowaniu w ramach konkursu będą podlegały modele dotyczące:

1) zmniejszenia liczby dni pracy w tygodniu,

2) zmniejszenia liczby godzin pracy w poszczególne dni pracy,

3) zmniejszenia liczby godzin pracy poprzez przyznanie dodatkowych dni wolnych w miesiącu,

4) udzielanie dodatkowych dni wolnych w formie urlopu wypoczynkowego,

5) innych modeli dopasowanych do specyfiki danego pracodawcy.

Nabór skierowany jest do pracodawców prywatnych i publicznych bez względu na wielkość.

Wnioski można składać od 14 sierpnia do 15 września 2025 r. Sam wniosek nie jest trudny, jednak wnioskodawcy muszą spełnić kilka warunków określonych w regulaminie konkursu[1]:

• Prowadzenie działalności przez co najmniej 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku.  
• Zatrudnianie co najmniej 75 % pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.  
• Objęcie projektem minimum 50 % pracowników.  
• Utrzymanie zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90 % stanu początkowego, określonego we wniosku.  
• Utrzymanie wynagrodzeń pracowników biorących udział w projekcie pilotażowym na poziomie nie niższym niż obowiązujący w dniu rozpoczęcia realizacji projektu pilotażowego, przez cały okres jego trwania.  
• Brak pogorszenia warunków pracy i płacy pracowników objętych projektem.

Maksymalna wartość wsparcia dla jednego pracodawcy wynosi 1 mln zł, przy czym pomoc na jednego pracownika nie może przekroczyć 20 000 zł. Dotacja stanowi pomoc de minimis.

Dotację, podobnie jak w innego typu projektach unijnych, można otrzymać na ściśle określone wydatki kwalifikowalne[2]:

• Koszty obsługi np. działania informacyjno-promocyjne, koszty związane z obsługą projektu, w tym: koordynowaniem, rekrutacją uczestników, monitorowaniem, oceną, rozliczaniem. Koszty obsługi nie mogą przekroczyć 10% wartości złożonego projektu. 
• Koszty wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem.  
• Koszty merytoryczne np. badania, analizy czy ekspertyzy dotyczące sposobu wdrożenia skróconego czasu pracy i oczekiwań pracowników oraz realizatora w tym zakresie, szkolenia dla pracowników związane z testowanym rozwiązaniem, finansowanie optymalizacji i automatyzacji procesów kluczowych dla możliwości skracania czasu pracy.
• Koszty optymalizacji i automatyzacji procesów kluczowych dla możliwości skrócenia czasu pracy, np. zakup narzędzi cyfrowych do analizy wydajności pracy, narzędzi do mapowania błędów w procesach zarządzania kadrami (optymalizacja procesów znaczy coś innego w różnych firmach; w niewielkim przedsiębiorstwie zajmującym się produkcją obuwia wyzwania będą inne niż w dużej fabryce czy firmie usługowej; inne narzędzia będą potrzebne w firmie handlowej, inne w urzędzie publicznym).
• Koszt zapewnienia narzędzi wspomagających implementację skróconego czasu pracy, których zastosowanie umożliwi rezygnację z nadmiarowych procedur, zminimalizowanie ryzyka popełniania błędów oraz znaczące usprawnienie realizacji rutynowych, powtarzalnych czynności, dotychczas wymagających znacznych nakładów czasu. Wprowadzenie organizacyjnych i technologicznych rozwiązań dotyczących organizacji pracy, w tym zwiększających efektywność.
• Opracowanie nowych dokumentów związanych ze skróceniem czasu pracy (np. procedury, regulaminy, harmonogramy pracy, itd.).

Katalog kosztów kwalifikowalnych jest bardzo szeroki, jednakże każdy koszt musi być odpowiednio umotywowany na etapie pisania wniosku, a następnie udokumentowany podczas realizacji.

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej realizacja projektu pilotażowego rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy i podzielona jest na trzy etapy: 

• I etap: Przygotowanie do wprowadzenia skróconego czasu pracy – trwa od podpisania umowy i kończy się 31 grudnia 2025 r. 

• II etap: Testowanie wprowadzenia skróconego czasu pracy w środowisku pracy – zaczyna się 1 stycznia 2026 r. i trwa do 31 grudnia 2026 r. 

• III etap: Podsumowanie realizacji projektu pilotażowego – kończy się najpóźniej 15 maja 2027 r. (do tego czasu beneficjent jest zobowiązany przekazać Ministrowi sprawozdanie końcowe oraz ankiety kwartalne pracodawcy i pracowników). 

Ze względu na pilotażowy charakter konkursu pula dostępnych środków wynosi  50 mln zł z czego w roku 2025 rozdysponowane ma zostać 10 mln zł. Dlatego też alokacja nie wystarczy dla wszystkich chętnych. Z tego powodu kluczowe znaczenie będą miały kryteria merytoryczne tj.:

• odsetek pracowników danego podmiotu uczestniczących w pilotażowym skróceniu czasu pracy,
• spójność i racjonalność projektu pilotażowego,
• czy plan wdrożenia skróconego czasu pracy obejmuje zmiany organizacyjne i technologiczne polegające na usprawnieniach procesów stosowanych w organizacji,
• ocena skutków zaplanowanych rozwiązań związanych ze skróceniem czasu pracy i czy przewidziano wykorzystanie własnego wskaźnika/wskaźników monitorujących wydajność pracy w organizacji.

Ten kto zdobędzie najwięcej punktów, ma szanse na otrzymanie dotacji.

Poza krótkim wnioskiem o wsparcie konieczne jest przygotowanie nowego załącznika tj. Projektu pilotażowego. W dokumencie tym należy opisać cele pilotażu we własnym przedsiębiorstwie, uzasadnienie wzięcia udziału w konkursie, opis modelu skrócenia czasu pracy, szczegółowe założenia projektu analizę SWOT oraz harmonogram z budżetem. Przygotowanie tego opracowania będzie najtrudniejszym elementem aplikowania, jednakże z pomocą może przyjść A1 Europe Sp. z o.o., która pomoże w przygotowaniu dokumentacji i wyjaśni wszelkie zawiłości programu.

[1] https://www.gov.pl/web/rodzina/skrocony-czas-pracy–to-sie-dzieje-pracodawco-dowiedz-sie-wiecej-o-pilotazu

[2] Tamże.