Rozliczanie Projektów Unijnych
Otrzymałeś dotację i nie wiesz co dalej ? Zastanawiasz się jak dobrze zrealizować projekt, nie narażając się na zwrot w trakcie jego trwania i w okresie trwałości? Masz trudności z rozliczaniem otrzymanego wsparcia?
Warto rozważyć współpracę z firmą doradczą, która ma doświadczenie w pozyskiwaniu i obsłudze projektów UE. Rozliczanie dotacji unijnych bywa wymagające, ponieważ wymaga znajomości wytycznych, właściwej dokumentacji oraz stałej kontroli przebiegu inwestycji już od etapu przygotowania wniosku.
A1 Europe jako wyspecjalizowana firma odpowiada za bieżące zarządzanie projektem oraz rozliczanie funduszy unijnych, co stanowi podstawę do uzyskania refundacji. Współpraca odciąża beneficjenta od obowiązków administracyjnych i formalnych. W razie trudności doradcy przygotowują i wdrażają działania naprawcze.
Na czym polega rozliczanie projektów unijnych?
Rozliczanie projektów unijnych polega na wykazaniu, że środki otrzymane na projekt zostały wykorzystane zgodnie z umową, wnioskiem i wytycznymi. Beneficjent składa wnioski o płatność, przedstawia dokumenty potwierdzające poniesione wydatki (faktury, dowody zapłaty), opisuje postęp rzeczowy oraz przedstawia osiągnięte wskaźniki.
Rozliczenie projektu unijnego kończy się złożeniem wniosku o płatność końcową i spełnieniem wszystkich obowiązków wynikających z umowy.
Jak rozlicza się dotacje unijne? Najważniejsze etapy rozliczania Projektu Unijnego
- przygotowanie dokumentacji do wniosku o płatność,
- monitorowanie realizacji działań,
- kontakt z jednostką nadzorującą (NCBiR, PARP, instytucje regionalne),
- opracowanie raportów z prac B+R (jeśli dotyczy),
- przygotowanie beneficjenta do kontroli,
- asysta konsultanta podczas kontroli,
- sprawozdawczość w okresie trwałości,
- szkolenia z realizacji i rozliczania projektów UE.
Rozliczanie środków unijnych wymaga właściwego wyboru dostawców, poprawnego księgowania i terminowego składania wniosków o płatność. Kontrola na zakończenie projektu potwierdza, że inwestycja została zrealizowana zgodnie z dokumentacją i osiągnęła zakładane cele.
O czym należy pamiętać podczas Rozliczania Projektów Unijnych?
Obowiązki beneficjenta nie kończą się na realizacji inwestycji. Konieczne jest utrzymanie wskaźników i rezultatów przez okres trwałości, który wynosi od trzech do pięciu lat od daty ostatniej płatności. W tym czasie nie można wprowadzać zmian, które mogłyby naruszyć założenia projektu.
- Aby wydatek został uznany za kwalifikowany, musi być właściwie udokumentowany. Konieczne jest oszacowanie wartości zamówienia i stosowanie właściwych procedur wyboru dostawców. Ich pominięcie grozi uznaniem wydatków za niekwalifikowane.
- Wiele programów dopuszcza rozliczanie wydatków poniesionych przed uzyskaniem dotacji. Te koszty także muszą być udokumentowane zgodnie z zasadami.
- Każdy program ma własne wzory wniosków i harmonogramy. W przypadku zmian należy aktualizować harmonogram płatności lub sporządzić aneks do umowy. Wszelkie modyfikacje wymagają konsultacji z opiekunem projektu, aby zapewnić prawidłowe rozliczanie dotacji UE.
Jak wygląda rozliczanie projektów unijnych w jednostce budżetowej?
Rozliczanie projektów unijnych w jednostce budżetowej należy do najbardziej skomplikowanych typów raportowania postępów realizacji inwestycji. Są to bowiem podmioty zobowiązane do przestrzegania Prawa Zamówień Publicznych, które stawia szczególne wymagania w zakresie wyboru dostawców towarów i usług.
Po wyborze kontrahenta i poniesieniu wydatku jednostka budżetowa przechodzi do właściwego rozliczania inwestycji. Wszystkie koszty związane z projektem muszą zostać ujęte w wyodrębnionym systemie księgowym i oznaczone w sposób niebudzący wątpliwości, że dana faktura dotyczy wydatkowania środków pochodzących z UE.
Należy przy tym podkreślić, że w przypadku zaliczek operacje płatnicze związane z realizowanym projektem muszą być wykonywane z wyodrębnionego rachunku bankowego. Nie może być to konto przeznaczone dla wszystkich projektów realizowanych przez daną jednostkę budżetową. Każda inwestycja wymaga otwarcia odrębnego rachunku do obsługi płatności zaliczkowych (zostaje on wpisany w zawieraną umowę o dofinansowanie).
Właściwie udokumentowane wydatki należy ująć we wniosku o płatność. Składać go należy zależnie od programu np. nie rzadziej niż co trzy miesiące (i nie częściej niż raz w miesiącu) zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do dokumentacji. Jeśli natomiast jednostka budżetowa nie poniosła w tym czasie żadnego wydatku, wówczas składany jest wniosek sprawozdawczy, który nie ma na celu refinansowanie kosztów, lecz jedynie poinformowanie o postępach realizowanego projektu.
Końcowym etapem rozliczania inwestycji jest złożenie wniosku o płatność końcową i pozytywne przejście kontroli w zakresie prawidłowej realizacji projektu, kompletności i prawidłowości sporządzonej dokumentacji. Ma to na celu potwierdzenie realizacji rzeczowej projektu i osiągnięcia założonych celów i wskaźników.
Rozliczanie projektów unijnych z profesjonalnym wsparciem
Rozliczanie funduszy unijnych jest procesem wieloetapowym. Wymaga znajomości procedur wyboru dostawców towarów i usług, zasad właściwego oznaczania dokumentacji związanej z projektem oraz poprawnego (zgodnego z harmonogramem) składania wniosków o płatność.
Samodzielne podejmowanie się tych czynności rodzi duże ryzyko popełnienia błędów, które mogą skutkować uznaniem wydatków za niekwalifikowane, a w skrajnych wypadkach – wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie. Znacznie bezpieczniejsze jest skorzystanie z usług firmy doradczej.
Ile kosztuje rozliczenie projektu unijnego?
Koszt usługi zależy od wielkości i złożoności projektu oraz zakresu zaangażowania doradców.
Wydatki na rozliczanie dotacji UE mogą być w niektórych programach uznane za kwalifikowane, jeśli zostaną uwzględnione we wniosku o dofinansowanie. Warto więc korzystać z kompleksowej obsługi, obejmującej zarówno przygotowanie dokumentacji, jak i późniejsze rozliczenie projektu unijnego.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Gdzie mogę uzyskać wsparcie przy rozliczaniu dotacji unijnych, jeśli nie chcę zajmować się tym samodzielnie?
Punkty informacyjne Funduszy Europejskich udzielają ogólnych wskazówek dotyczących zasad programów. W praktyce szczegółowe przygotowanie dokumentów, prowadzenie rozliczeń oraz czuwanie nad zgodnością projektu wymaga specjalistycznej wiedzy.Z tego powodu wielu beneficjentów korzysta z pomocy A1 Europe, która od ponad 20 lat wspiera przedsiębiorców w pozyskiwaniu i rozliczaniu środków unijnych, zapewniając profesjonalne doradztwo i pełną obsługę projektów B+R i inwestycyjnych.
Co oznacza pojęcie „dotacje UE” i w jaki sposób są rozliczane?
„Dotacje UE” to środki przyznane w ramach programów unijnych. Rozliczanie tych dotacji polega na dokumentowaniu wydatków, zgodności z umową o dofinansowanie oraz składaniu wniosków o płatność — zgodnie z wytycznymi instytucji wdrażającej.
Czy jednostka budżetowa ma dodatkowe wymagania przy rozliczaniu dotacji?
Tak — jednostki budżetowe są zobowiązane do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla podmiotów publicznych, korzystania z odrębnego rachunku bankowego dla projektu oraz częstszego składania wniosków o płatność lub sprawozdań.
Skonsultuj z nami swój projekt
